Trabajar desde casa: consejos para el homeoffice en tiempos de cuarentena

Por Emilia Åström.

Debido a la situación actual todxs, o la gran mayoría de nosotrxs, tenemos que trabajar de forma remota. Como consultora y especialista en la materia, les dejo algunos consejos que les pueden servir para facilitar la transición de la oficina a sus casas (acá hay una versión en inglés del posteo).

Las tres áreas principales que se deben tener en cuenta cuando se empieza a trabajar de manera remota son : HERRAMIENTAS, EQUIPO y MÉTODOS.

1. ¿QUÉ HERRAMIENTAS NECESITO?

Para colaborar de forma fluida en línea se necesita un conjunto mínimo de herramientas para cubrir todas las necesidades de colaboración:

COMUNICACIÓN SINCRÓNICA

¿Cómo reemplazar las conversaciones cara a cara que solían ocurrir en la oficina? Usen una herramienta de videoconferencia para ejecutar sus reuniones en línea. Dos buenas a las que puede acceder de forma gratuita son hangouts.google.com o zoom.com.

COLABORACIÓN ASINCRÓNICA

Entre reunión y reunión, todos necesitamos un espacio para comunicarnos con nuestro equipo. Si bien el correo electrónico funciona, seguro necesiten una herramienta de chat más transparente que les permita hacer preguntas y compartir actualizaciones. Prueben whatsapp.com para crear grupos de chat. Para obtener más estructura, recomiendo usar slack.com, que también ofrece planes gratuitos para comenzar.

COMPARTIR ARCHIVOS

Es crucial tener una carpeta organizada en la que el equipo pueda compartir y colaborar sobre los documentos y drive.google.com es una buena opción gratuita. Antes de comenzar a agregar archivos, piensen en qué carpetas necesitan crear para diferentes proyectos.

ADMINISTRACIÓN DE TAREAS

Es importante mantener  un registro de quién está haciendo qué y cuándo se espera que se completen los plazos. Pueden usar calendar.google.com para programar eventos y recordatorios. Para asignar tareas y revisar el progreso, trello.com es una herramienta sencilla para comenzar.

COLABORACIÓN VISUAL

Hoy es posible reemplazar el pizzarón por una pizarra en línea. Mural.co es una buena opción. Si tenés un pequeño negocio o trabajas en educación, podés consultar por los planes especiales.

2. ¿DÓNDE ESTÁ UBICADO EL EQUIPO?

¿Qué hora es donde están tus colegas? ¿Qué están haciendo a esta hora del día? ¿Se acaban de despertar, están almorzando o estarán terminando su día pronto? Cuando programen una reunión o colaboren con su equipo, presten atención a las diferencias de horario y al contexto para empatizar y considerar las necesidades de cada persona. Pueden usar worldtimebuddy.com para programar reuniones en diferentes zonas horarias.

3. ¿CÓMO ADAPTAR EL MÉTODO FACE TO FACE PARA TRABAJAR EN LÍNEA?

Al llevar a cabo sus reuniones o procesos en línea, deben ajustar algunas cosas. Les dejo algunos consejos  comenzar y repasar antes de organizar una reunión online.

ANTES DE LA REUNIÓN

1. FACILITAR EL ACCESO

Si es la primera vez que se reúnen online es muy probable que, durante los primeros minutos de la llamada, quien lidere la reunión tenga que ayudar a los participantes a conectarse. Calculen,  por lo menos, 5 minutos al principio de la llamada para dar lugar a inconvenientes técnicos. 

Les van a mandar mensajes por mail, redes sociales y chats de todo tipo. Prepárense para observar todos los canales donde se comunican y tener el link de la llamada a mano para compartir. Les dejo un par de consejos técnicos:

• Para conectar el micrófono es probable que tengan que abrir las configuraciones de su sistema operativo.
• Si alguien tiene una mala conexión a Internet, sugiéranle que apague la cámara.
• Si es la primera vez que usan una aplicación de videollamada van a tener que descargar la aplicación a su escritorio. A veces es necesario hacer click en el link de la llamada de nuevo para poder unirse después de instalar la aplicación.

2. ESTABLECER LA AGENDA

Una vez concretada la conexión, dejen en claro cuál es el  propósito de la comunicación y el tiempo que va a durar.

3. INTRODUCIR LAS HERRAMIENTAS

Durante la introducción presenten las herramientas que se utilizarán en la reunión y asegúrense de que todos sepan cómo usarlas. Si quieren que los participantes utilicen el chat, puede pedirles que publiquen sus respuestas a la pregunta de check-in en el chat, o cualquier otra herramienta que desee que utilicen durante el resto de la reunión. 

Responder todas las preguntas técnicas por adelantado les va a permitir centrarse en el tema de la reunión y conversar de manera más fluida, sin interrupciones.

Si aún no lo hicieron, pídanles a todos que enciendan sus videos -a excepción de quien tenga una conexión débil, claro-.  El uso del video hace que sea más fácil turnarse para hablar, pueden usar signos manuales como pulgares y se van a sentir menos aislados.

Un tip para evitar interrupciones es usar el chat de la app que hayan elegido para compartir preguntas y comentarios. Así, cuando termina la presentación pueden responder todas las preguntas juntas y usar el tiempo más eficiente. 

Cada tanto, pueden mirar el chat y comentar lo que las personas comparten. Si ven algo interesante, pueden invitar a quien haya hecho la pregunta a prender el micrófono para comentar. Esto es especialmente útil en llamadas grandes con más de seis participantes. 

4. ESTABLECER REGLAS DE CONVIVENCIA

Para generar un entorno favorezca el aprendizaje y la colaboración, recomendamos que antes de comenzar definan entre todas las reglas de convivencia. Por ejemplo:

• Escuchar y empatizar con la otra persona.
• No hay “preguntas tontas”, todas las dudas son bienvenidas.
• Tomar turnos para hablar, asegurar que cada participante tenga espacio para expresar su punto de vista.
• No criticar, todes tenemos sesgos por deconstruir y necesitamos apoyarnos.
• Mantener la mente abierta.
• Respetar la privacidad y la confidencialidad de cada participante.
• Definir un/a moderador/a neutral para facilitar la conversación.
• Hablar desde la perspectiva propia, por ejemplo: “siento que…”, “creo que…”.

DURANTE LA REUNIÓN

– Si aún no lo hicieron, pidan a todos que enciendan sus videos. El uso del video hará que sea más fácil turnarse para hablar, puede usar signos manuales y se sentirán menos aislados.

– Para empezar, recomiendo una actividad de check-in o pre-calentamiento. Puede ser tan simple como pedir que todos que respondan una pregunta como “¿Qué hicieron el fin de semana?” Puede ser una pregunta personal o algo relacionado con el tema de la reunión. Esto ayudará a las personas a sintonizar con la reunión. Además, hacer que todos hablen al comienzo los alentará a compartir más durante el resto de la llamada.

– Hay que dar tiempo para que cada persona pueda pensar individualmente y luego  turnarse para escuchar las ideas de todos. Variar entre pensar individualmente los temas y luego compartir la opinión de cada participante ayuda a garantizar que todos se escuchen y que el grupo tenga una gama más amplia de opciones para elegir.

– Cronometrar las actividades. Las reuniones en línea generalmente terminan en un horario más rígido que las reuniones en persona y es importante llegar a tratar todos los temas.

– Inviten a todos a participar activamente. Hagan preguntas, asignen roles, llamen a los participantes callados para motivarlos a compartir sus pensamientos valiosos.

DESPUÉS DE LA REUNIÓN

– Enviar un breve correo electrónico de seguimiento. Una minuta con las decisiones importantes que se tomaron durante la reunión. Para evitar incluir mucho texto, se pueden sumar enlaces a las herramientas y documentos que se utilizaron. Si usaron una herramienta como docs.google.com o mural.co para tomar notas, compartan el enlace directamente.

– Piensen en qué trabajo podría hacer el equipo de forma asíncrónica después de la reunión.

– Programen la próxima llamada de seguimiento antes de finalizar la reunión mientras todos estén en línea. Esto ahorra mucho tiempo y dolores de cabeza después.

Si tienen más preguntas o dudas sobre el tema o las herramientas a usar me pueden escribir a emilia@mural.co. También les dejo material con el que puedan aprender más sobre el tema: 

• The Definite Guide to Facilitating Remote Workshops
• Suddenly Remote Webinar Series

Emilia Åström Es diseñadora de Experiencias de Aprendizaje, facilitadora en Publicitarias.org, y Sr. Enterprise Transformation Manager en MURAL